「仕事の見える化」は業務の効率化に必須
【タスクを可視化する研修を紹介】

ここでいう仕事の見える化とは、各従業員が「いつ」「どこで」「どのような業務」をしているか把握できる状態をいいます。
近年の人手不足・少子高齢化などにより、さまざまな組織で働き方の見直し、タスクの合理化が求められている中、注目度が向上しています。

仕事の見える化に必要なことは、以下の通りです。

• タスク状況の把握
• 業務フローの把握
• ナレッジの共有
• タイムスケジュールの管理

「仕事の見える化」を実施する上で、何から手をつけるべきか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
まずは、どこから手をつけるべきかを順に説明していきます。

まずは、各従業員が抱えているタスクを可視化し、チーム全体の業務量をおおまかに把握します。それによって、無駄な業務を洗い出すことも可能となります。その際、トップダウンで無駄な業務を決めるのではなく、現場と対話をした上で本当に必要なタスクかどうかを判断するようにしましょう。過度な業務を抱えている従業員を把握できれば、業務の割り振りを見直すことも可能となり、退職などのリスクも抑えられるでしょう。

業務フローには、個人のフローと組織のフローが存在します。たとえば、営業担当者個人のフローの場合「営業活動→アポイント獲得→商談→契約」といった流れが挙げられます。
業務フローを可視化することで、無駄やムラがないかどうかといった現状の課題や改善ポイントも明確になるでしょう。とはいえ、闇雲に業務フローをコンパクトにしたり、良かれと思って手間暇、負担のかかるフローを追加したりして関係者との情報共有が疎かになってしまうと、ミスが発生しやすくなるので慎重に進めましょう。いずれにしても、商品やサービスの質を向上させながら業務の効率化を行うには、業務フローの把握が入口となります。

ナレッジとは「経験」や「知識」を指す和製英語です。従業員各自が保有するナレッジを可視化し、共有しないと、組織の中に「暗黙知」が増えてしまい、業務の属人化に拍車がかかります。最悪、従業員が退職や休職した際に業務が滞ってしまうようなことも考えらえます。
「暗黙知」を「形式知」へと昇華させる仕組みをつくること、そのために、まずは、業務を見える化することが重要です。

一般的に、タイムスケジュールとは、各従業員が「いつ」「誰と」「どのような業務を」「どこで」行うかの情報をいいます。各従業員のタイムスケジュールをグループウェアなどを活用しながら組織内で共有することは、業務効率化に役立ちます。なぜなら、各従業員のタイムスケジュールによって業務の割り振りなども最適な状態へと修正する必要が出てくるからです。
チームの仕事を円滑に遂行させるためにはタイムスケジュールを見える化し、管理することが必要です。

仕事の見える化がもたらすメリットには、以下のようなものがあります。
 

• 生産性の向上
• 問題の早期発見
• 客観的な人事評価
• タスクの平準化

​それでは、それぞれ詳しく解説していきましょう。

「仕事の見える化」により、無駄なタスクやプロセスが可視化されます。無駄を削減した分のリソースを別の業務に割り振ることで、生産性の向上に繋げることが可能です。各従業員の得意分野と苦手分野を正確に把握することと合わせることで、適材適所な人員配置、業務の割り振りも可能となります。

管理監督者やプレイングマネジャーが現場の状況を把握できるようになることで、問題の早期発見へと繋げることも可能となります。部下の仕事を単純に見える化するだけではなく、業務上の報連相ルールも標準化することで、業務効率化と問題の早期発見に繋がる仕組みづくりも可能となるでしょう。

客観的な人事評価基準が組織内で共有、浸透されていない組織では、どうしても直属の上長の主観による評価となりがちです。公平性が感じられない人事評価は、従業員のモチベーション低下に繋がり、最悪、離職に繋がることもあります。仕事の見える化とそれをもとにした客観的事実、生み出した成果を勘案し、評価することで、透明性も公平性も保たれた評価制度となっていきます。

タスクの平準化とは、従業員ひとり一人のタスクのボリュームを均等にすることをいいます。仕事の見える化は、その前提として必要なものです。平準化によって、一部の従業員へのタスクの偏りを解消し、不平や不満、業務の属人化予防にも繋げることが可能です。公平感ある業務の割り振り、タスクの平準化は、公平な評価にも繋がるという効果も予想されます。

「仕事の見える化」にはさまざまな手段があります。今回は、職場ですぐに実行できる方法から、IT技術を活用した手段までご紹介します。

所属する課やチーム全体で業務の見直しを検討する際は、チーム全体のタスクなどマクロな視点で棚卸しをすると同時に、係や数人のグループで行っている業務や、個人が抱えている業務までを棚卸しするミクロな視点をあわせもつ複眼思考が必要です。
そのために、管理監督者やプレイングマネジャーが係やチーム単位、あるいは個人単位までヒアリングを行い、それぞれの業務内容・細かいタスクから全体像を把握するようにしましょう。また、一方的なヒアリングでやらされ感を感じさせないようにするため、各人からの報告も安心してできるような雰囲気づくりと仕組みをつくりこめれば、より効果的です。

ここでいう適切な業務体制とは、特定の人に業務が偏らず、各人のキャパシティを超えた業務量が課されていない状態のことを指します。非現実的なノルマを課したり、ボリュームある業務を特定の人だけで担当するような状態を意識、無意識つくってしまうと、上司への部下の信頼に傷がつく恐れも予想され、結果、本来目指すべき「仕事の見える化」が遠のいてしまいます。そのような事態を避けるためにも、上述の「業務内容のヒアリング」と、それを実施する際の雰囲気づくりがとても重要となります。

業務のマニュアル化も「仕事の見える化」に繋がります。なぜなら、マニュアルを作成するプロセスでは、どうしても業務を細分化し、見える化する必要があるからです。ただし、マニュアル化を進める際に注意しなければならないこととして、いかに、関係者を巻き込んで一緒に楽しく進められるかがあります。また、マニュアル化が目的ではなく、あくまでも業務の平準化や共有、誰もが円滑に遂行できるようにするための手段の一つであることの徹底も重要です。これからの時代、人が行う仕事は、マニュアルプラスアルファの部分、価値提供が可能となる余地を残しておくことが重要なはずです。

クラウドサービスをはじめとするIT技術を導入し、デジタル化、DX化を図るプロセスでも見える化に繋がります。なぜなら、導入にあたっては、ほぼ間違いなく、業務の切り分け、見える化が前提として必要となるからです。日常の仕事の中で、人が行う仕事とテクノロジーに任せる仕事を切り分けて、人は、人ならではの仕事に時間もエネルギーも集中する。そんな状態が構築できれば、働き方のアップデートにも繋がるでしょう。
仕事のDX化、見える化を通じて、より豊かに働ける状態を目指しましょう。

これまで見てきたように、「仕事の見える化」を進めるにあたっては、タイムマネジメント研修が役立ちます。タイムマネジメントとは、単なる時間管理をいうのではなく、効率的に仕事を進めるために必要な方法論をいいます。業務に直結した内容のため、受講後、即日実践可能です。タイムマネジメント研修は「仕事の見える化」以外にも、社会人として仕事を行う上で必要不可欠な考え方やさまざまなスキルが身につけられますので、特に、若手社員のうちに受講しておくことがおすすめです。

■タイムマネジメント研修についての詳しい解説はこちら
■株式会社アイル・キャリアが提供するタイムマネジメント研修についてはこちら

タイムマネジメント研修の最大の目的は、働く人たち一人ひとりが、「より良く働き、より良く生きる」ことの実現にあります。組織には、スタッフ、プレイングマネージャー、管理職という3つの層がありますが、各々の立場や役割に合わせた「適切な」タイムマネジメント手法が存在します。

タイムマネジメント研修で特に重要なのは、効率化を図るべきものと、図ってはいけないものを理解することです。行き過ぎた効率化は、かえって「残業の削減」や「仕事の生産性」を悪化させることになるものです。

スタッフや新人向けタイムマネジメント研修の目的は、決められた時間内で成果を出せるようになることです。1日24時間という与えられた時間の中で、いかに効率よく仕事を進めるかがポイントです。

研修では、個人でできる手法・工夫を中心に、周囲も巻き込んで取り組むノウハウについても一部学びますので、チームの段取りを効率化することにも繋がるでしょう。

また、ITに強いデジタルネイティブ世代として、DX視点での効率化を学び、提案する姿勢も求められます。上司に萎縮することなく、DX推進の必要性を伝えることができれば、上司や先輩社員の「残業削減」にも貢献するでしょう。

個人のタイムマネジメントはもちろん大切ですが、その取り組みを部署全体、チーム全体に波及させるためには、プレイングマネージャー・管理職が主体的に行動していく必要があります。

プレイングマネージャーの主な役割は、スタッフ・新人の「働き方」を整えることです。研修では、部下一人ひとりが「決められた時間内で成果を出せる」「特定の部下に業務が偏り過ぎないようにする」ための業務割り振りや指示の習得を目指します。これらを実行できれば、部署全体のムダな残業削減に役立つでしょう。

具体的には、既存の業務フローを整理して不要な工程をカットする、暗黙知を形式知としてまとめ、組織知として共有する仕組み作りなどの手法を身につけます。併せて、業務のあり方そのものを見直すための視点や、DX活用の必要性などについても学びます。

タイムマネジメント研修を行っている業者は多く存在しますが、その中でもアイル・キャリアが実施するタイムマネジメント研修は、他社と比較して多くのメリットや特徴があります。

今回ご紹介するプログラムは一例であり、研修内容を自由にオーダーしていただくことも可能です。お客様のお話を伺った上で「残業の減らし方」に特化したプログラムの作成も可能です。