【タイムマネジメント研修とは】
実施する理由や効果まで包括的に解説いたします

日々、多忙なビジネスパーソンにとって重要なビジネススキルの一つとして挙げられるタイムマネジメント。そのスキルを身につけるには、タイムマネジメント研修の受講が役立ちます。しかし、タイムマネジメント研修に関する情報が体系的に整理されているコンテンツは少ないのが現状です。本記事では、国や自治体、企業の研修担当者の方向けに、タイムマネジメント研修の意義や、詳細な内容について解説いたします。

タイムマネジメント研修は、タイムマネジメントの手法や考え方について学ぶ研修です。仕事・時間の管理の方法やフレームワークはもちろん、やる気（モチベーション）がもたらす影響についても理解を深めます。多角的な視点で効率的な仕事の進め方について知り、限られた時間内で最大限の成果を出すことを目指します。

タイムマネジメントが求められる背景には、現代、日本が抱えるさまざまな課題があります。働き方改革が進み、長時間労働が短縮しつつある一方、少子高齢化の影響で生産年齢人口は着実に減少しています。また、テレワークの普及によって、人事評価の評価軸は働いた時間ベースから、生み出した成果ベースでの評価軸に移行しています。

このように、働く人を取り巻く環境は急速に変化しており、何をやるのか、何をやらないのかをシビアに判断し、対応しなければならない時代が訪れています。時間当たりの生産性を高め、成果や業績を上げていくためにも、時間の効率的な使い方を学ぶタイムマネジメント研修の受講が必要です。

タイムマネジメント研修の最大の目的は、働く人たち一人ひとりが、「より良く働き、より良く生きる」ことの実現にあります。組織は、おもにスタッフ、プレイングマネージャー、管理職の3つの層に分かれており、それぞれが果たす役割は異なります。個々の立場に合わせた「適切な」タイムマネジメントの手法を学ぶねらいもあるでしょう。

また、研修を通して、効率化を図るべきものと図ってはいけないものを理解することも重要です。

複数のタスクを抱える中でも、どのタスクの優先順位が高いのか、後回しでも問題ないタスクは何か、ということを瞬時に判断することができます。優先順位の見極めだけでなく、それぞれのタスクにかかる時間の見積もりや、必要なツール・協力者の工数の計算などもできるようになります。

無意識の中に潜むムリ・ムダ・ムラを「見える化」し、把握する重要性を学ぶことができます。また、時間の使い方に関する自分の癖やパターンを知ることで、良いパターンは活かし、悪いパターンは改善するなど、自己管理のポイントも得られます。

イギリスの歴史学者、政治学者であったパーキンソンは、自身が提唱した「パーキンソンの法則」の中で「人は、与えられた時間を目一杯使ってものごとを進めようとする」と指摘しています。私たちは、複数のタスクがあった場合、期限が先のものをつい先延ばしにしてしまいがちです。

「パーキンソンの法則」を踏まえると、重要なタスクを後回しにせず、少しずつでも取り組んでいくには、自分の中の無意識を意識し、顕在化することが大切です。タイムマネジメント研修では、そのためのマインドとコツを得ることができます。

仕事の進め方に関する、代表的なフレームワークが身につきます。また、担当講師が経験から会得したオリジナルのフレームワークを学ぶこともできるかもしれません。

前述の通り、タイムマネジメント研修を通して得られるのは「決められた時間内で成果を出す」ための考え方や意識、手法です。続いて、研修で学べる具体的な手法について詳しく解説していきます。

タイムマネジメント研修では、「こなす仕事」「考える仕事」「時間が拘束される仕事」といったように、仕事の性質に応じた優先順位のつけ方を学びます。タスクに優先順位をつけて取り組むことは、生産性に直結するため非常に重要ですが、効果的なやり方を知っている人は意外にも少ないものです。

まずは、自分が抱えている仕事の内容と納期、できれば目的までを把握します。それらの仕事を優先順位のフレームワークに落とし込み、「緊急性」「重要性」の2軸で捉えます。ただし、このフレームワークはあくまでも原則です。必要以上に固執せず、仕事の成果や自分の気持ち、コンディションなども勘案して、柔軟に運用することが大切です。

仕事のムダを省くには、「何がムダなのか」を知ることから始まります。一般的に、仕事のムダとは以下のような事柄を指します。

まずは、これらをのムダを少なくする取り組みに着手します。同時に、自分が担当している業務の目的を確認、フロー化し、本当に必要なものかを検討します。ただし、場当たり的な判断による選択は、かえって仕事にムラを生じさせるリスクがありますので、これまでやってきた業務をやめるかどうかを判断する、明確な軸を持っておくことも重要です。

判断材料としては、それをやめることで「顧客満足度、幸福度が下がるかどうか」「社員満足度、幸福度が下がるかどうか」「新たなリスクやトラブル発生につながるかどうか」などが挙げられます。

どのような役職・立場でも、仕事の見直しは必要ですので、マネジメント側であるプレイングマネージャーや管理職が先導すると上手くいきやすいでしょう。

単純に、同じ作業にかかる時間を少なくする取り組みも大切です。ツールを使う、タイピングスピードを速くするトレーニングを受けるなど、知識や努力によるカバーを試みます。

プレイングマネージャー・管理職は、「人員の適正配置」「労務管理」「行動管理」の観点から、リーダーとしてのタイムマネジメント手法を学ぶことが求められます。

特に中間管理職は、仕事が積み上がっていく一方で、部下の残業削減というプレッシャーもかかり、板挟みになっていることも多いでしょう。部下のスキルを把握する、進捗状況を正しく知る、仕事の割り振りを見直すなど、組織全体の労働生産性を向上させるためのスキルを、研修によって身につけます。これらのスキルは、業務の効率化だけでなく、部下の評価業務にも役立ちます。

営業職が高い成果を上げるためには、タイムマネジメントスキルを身につけることが重要です。効率的な行動を徹底し、顧客や見込み客との接触が増えれば、認知度の向上、契約獲得の可能性が高まります。

また、事前に商談のロールプレイを行い、個客が望んでいない内容になっていないか、過剰な説明をしていないかなどのムダを見つけて改善することも大切です。

1)仕事の優先順位を重要度で決めることや，イレギュラーに備えてスケジュールを立てることなど，業務に活かせることが多い講義だった。講師の先生も明るく分かりやすかった。

2)グループワークで他の課の仕事を聞け，そこで気を付けていることの話を聞けたことは，自分の仕事以外の角度の視点もあって参考になった。また「時間短縮だけがタイムマネジメントではない」という冒頭の言葉が，自分の思っていたタイムマネジメントと異なっていたので印象に残っている。

3)自分がなぜ仕事が遅いのかがよく分かった。今後は段取りを決めて仕事を進めていきたいと思った。

1)仕事を効率的に進めるためのテクニックをたくさん学ぶことができた。業務改善をどうしたら良いか分からなかったが，少しの工夫で色々変えることができると気づくことができた。

2)スキマ時間を見つけて，効率よく仕事をしていきたいと感じた。効率よく行うことは，プライベートな時間が増えるという事を意識して，スケジュール，書類，データ整理に取り組んでいきたい。

3)段取りについては今まで取り組んできたやり方でよいと気づけた，あとは個人の時間意識，優先順位の捉え方，コスト意識の持ち方が大切だと感じた。

外部講師を招いて研修を実施する理由は、大きく分けて2つあります。

第一に、タイムマネジメントを得意としている、あるいは専門にしている外部講師は、知識のアップデートを常に行っています。自身の経験のみならず、他社・他者の事例も含めた知識を蓄積しているため、コンテンツに深さや広がりがあります。例えば、受講者からの質問に対しても、多角的な視点から回答できるでしょう。また、他の業界や職種での事例を知ることで、ブレイクスルーが生まれる可能性もあります。

第二に、実績や経験年数のある外部講師は、研修の場のファシリテートはもちろんのこと、学びのデザインについても深く理解していることが多く、研修効果の引き上げが期待できます。

社内に上記を満たす人材がいれば、外部講師に依頼する必要はありません。また、単にタイムマネジメントの知識を得るだけならば、ビジネス書や、eラーニングによる学習でも問題ないはずです。自社のリソース、投資とリターンの観点から外部講師に依頼するかどうかを判断するのがよいでしょう。