時間の使い方が上手になる方法は？
成果が上がる時間管理術を紹介

一般的に、時間の使い方に悩む人の特徴は、次の通りです。

私たちの日常は、仕事にプライベートに多くのタスクで溢れています。それらのタスクに優先順位をつけて取り組まないと、取り組むべきことがつい後回しになってしまう可能性があります。
特に、仕事では期限が設定されているタスクが多いため、優先順位をつけて取り組むことが不可欠です。

「簡単そうだから」
「やりやすそうだから」
「気分が乗らないから後回しにしよう」

このように、その時の気分で物事に取り組む順番を決めることが多い人は注意しましょう。

・楽観的すぎて、将来の影響を深く考えない
・めんどくさがりで、ストレスを感じるタスクを避ける
・完璧主義で他のタスクに時間をかけすぎてしまい、本題に取り組めない

上記は、やるべきことを後回しにしてしまいがちな人の特徴です。これらの特徴があると無駄な時間を使うことになってしまい、結果、その後のスケジュールに悪影響を及ぼすことになります。

デスク周りの状態は、その人の頭の中を表していると言われることがあります。デスク周りが乱雑で未処理の書類と処理済みの書類が混在している場合、書類の検索に時間がかかります。また、デスク周りにある不要物がノイズになるため、発想や思考力が乱れて集中力の低下を招くことにもつながるでしょう。
つまり、整理整頓ができていないと仕事の効率が下がり、時間を無駄にしてしまいがちです。

下記に当てはまる人は、集中力が低いとされています。

・緊張感や危機感が不足している
・1つのタスクに取り組んでいる時に、同時に関係のないタスクも処理しようとする

集中力がないと、サクッと終わる業務やタスクであっても時間がかかってしまいがちです。そのため、作業の順序や時間配分をイメージすることなく取り組み、時間内に作業を終えることができなくなってしまうのです。

優柔不断な人は目の前に複数のタスクがあると、どれを選んでも良さそうだと思ってしまうため、どのタスクを先に着手すべきか判断できません。何をするかすぐに決めて、行動に移すことができれば短い時間の中でさまざまなタスクに取り組めるはずです。優柔不断の人の場合、失敗を避けるために時間をかけて物事を判断するため時間を無駄にしてしまう傾向があります。

次に時間を有効活用するための方法・管理術を5つ紹介します。

まずは下記のように目標とやるべきことをリストアップして、「見える化」することがおすすめです。

「今の仕事に活かせる資格を取りたい」
「TOEICで800点以上を取得して英語を話せるようになりたい」
「料理のスキルを上げたい」

文字にして「見える化」することで、自ずといつまでにやるべきか見えてくるため、優先順位をつけやすくなるでしょう。

1日24時間という事実は変えられません。限られた時間を上手に使うためにはやるべきことの優先順位を立てることも大切ではありますが、「やらないことを決める」という判断も重要です。

自身の1日を振り返ってみて無駄に過ごしている時間はないでしょうか。SNSのチェックやネットサーフィン、YouTubeやテレビの視聴など、いたずらに時間を使ってしまっていることを防げるかもしれません。

また、個人だけでなく会社についても考えてみましょう。自身が所属する組織は、無駄なことに時間を費やしていないでしょうか。もし、無駄だと思えることがあれば改善できるよう働きかけてみましょう。このように、少しずつでもムダを省くことで、時間を生み出せます。

多くのビジネスパーソンは毎日多忙で、自分のための時間を捻出するのが難しいと悩む人も多いようです。しかし、1日の中で5〜10分ほどのスキマ時間は誰しもあるはずです。例えば、通勤や移動時間、会議開始前の待ち時間などにスキマ時間を作ることはできないでしょうか。

5〜10分ほどの短い時間であっても、メールの確認や予定のチェックなどシンプルなタスクをこなすことができます。また、スキマ時間の前にやるべきことを決めておくとスムーズです。1日の中のスキマ時間を意識的に有効活用しましょう。

毎日同じことを繰り返してルーティン化させることで、作業を効率的に進められるようになります。ルーティンワークは集中力を高めて、作業のミスを減らすことができるからです。ムダな時間が発生しにくくなり、習慣的な業務でスケジュールの管理もしやすくなるでしょう。そして、これがスキマ時間の確保にもつながります。

アプリや時短家電といった便利なツールを生活や仕事で利用することで、時間を効率的に使えるようになるでしょう。例えば、カレンダーアプリを使えばスケジュールやタスクの管理が容易になり、時短家電を活用すれば家事が効率化し、スキマ時間が生まれます。自分の目的やライフスタイルに合った便利なツールも使いこなして、時間を有効活用しましょう。

時間を上手に使いこなせるようになると次のようにさまざまなメリットがあります。

仕事の段取りや時間のやり繰りが上手になると、スケジュール全体を把握して、納期前に仕事を終わらせることができるようになります。締め切り直前に焦ったり、「怒られたらどうしよう」と不安になったりすることもなくなります。時間だけでなく心にも余裕が生まれ、仕事の効率アップやミスの減少につながるでしょう。また、心に余裕ができることで、新しいことにチャレンジする積極性も出て自己成長に向けた時間を確保しやすくなるでしょう。

時間を上手に使えるようになると、スケジュール管理の精度も上がります。つまり、「いま何をすべきか」「いつまでに終わらせるべきか」といったことを把握し、計画的に物事を進められるようになるため、効率的に時間を使い仕事の質を上げられます。
また、作業やタスクに取り組む上で必要な時間やペースをしっかりと把握できるため、納期や締め切りに間に合わないといったことも少なくなるでしょう。結果、周囲からの信頼度もアップするはずです。

時間の使い方が上手になると、通常の作業量であっても時間を効率的に使えるようになるため、早く作業を終わらせられるようになります。つまり、プライベートの時間を確保できるようになるということです。下記のように、自分のために使える時間が増えて選択肢が広がります。

• 家族や友達との時間を楽しむ
• 資格や語学の勉強をする
• 副業する

プライベートの時間を充実させ、ワークライフバランスがしっかりと取れるようになるでしょう。

日々のスケジュールをきちんと管理して計画的に過ごすことで、「思い通りに進められて良かった」と充足感を得られます。そして、これは自分に対する自信にもつながります。
また、時間が有限であると認識できるようになり、自分がやるべきことや本当にやりたいことについて考え、それらに取り組むための時間を捻出しようと努力する時間に充てられます。人生をさらに有意義で楽しいものにできることから、幸福度が上がることにつながります。

最後に、時間の使い方をうまくするコツを2つ紹介します。

組織の時間管理にはリーダーを立てて、リーダーが主導で全体の時間を上手く管理することが必要です。その際には、リーダーがタスクや業務の期限を決めるのではなく、チームメンバーや担当者に期限を設定させることをおすすめします。上司やリーダーに期限を決められるのではなく、自分で期限を設定することで、自分自身で目標設定し、自分を追い込むことができるからです。ルール作りや組織の時間管理をする上で、リーダーの存在は欠かせません。

時間管理をスムーズに行うためには、月に1度、または週に1度と時間を決めて定期的に振り返ることを習慣づけることがおすすめです。その際には、良くなったことや改善が必要な部分を徹底的に洗い出しましょう。反省点を理解して改善しようと努力することで、より良い時間の使い方ができるようになるはずです。

この記事では時間を上手に使えない人の特徴、時間を有効活用するための方法やコツ、そして時間の使い方が上手くなるメリットについて解説しました。時間を上手に使えるようになれば心身ともに余裕ができるため、仕事の成果を上げやすくなります。また、プライベートにおいても自分の好きなことができるようになるため、より充実した日常を過ごすことができるようになるでしょう。

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