時間管理のスキルを向上して、業務効率や生産性を向上させる

仕事における時間管理とは、時間の使い方を計画し、その計画をもとに仕事を進めることです。時間管理を怠ると、納期や約束を守れず信頼を欠いてしまうリスクがあり、個人だけでなく組織全体に影響を及ぼします。時間を管理し予定通りに仕事を進めることは、仕事を行う上で必要不可欠なスキルと言えます。

時間管理を徹底することには、多くのメリットがあります。どのような効果があるのか、具体的に見ていきましょう。

時間管理の最大のメリットは、仕事の効率が飛躍的に向上することです。タスクごとの優先順位を明確にし必要な作業を迅速に実行すれば、より少ない時間でより多くの仕事量をこなすことが可能です。また、計画的に作業を進めることで、仕事を自分でコントロールできるため、ストレスも軽減されるでしょう。さらに、余裕ができて生まれた時間は、新製品やサービスの新しいアイデアについて考えるクリエイティブな時間に充てられます。

時間管理を徹底すれば、予定通りにタスクを実行できるようになるので、約束の期日を守れるようになります。担当のタスクを適切にスケジューリングすることでやるべきことが明確になるため、着手漏れが少なくなります。予定外の工数が発生し納期直前で慌てることもありません。常にプロジェクトやタスクを締め切り通りに完了させれば、取引先や上司からの評価が上がり、信頼できる人材として認められるでしょう。

時間管理を実践し業務効率が上がると、時間を有効に活用できるようになります。新しいスキルや知識の習得、専門知識の深化、資格取得など、自分自身を向上させるための活動に充てられます。業務に関連のある書籍やウェビナーを見たり、セミナーや研修を受けたりする時間を作ることもできます。
また、時間通りに仕事が終わるようになると、精神的にも安定し、プライベートの時間も確保しやすくなるため、趣味なども楽しめます。さらに、異業種交流を深め知識交換や共同プロジェクトへ参加するなど、新たな分野に触れることで知見を広げることも可能です。

時間管理を行うには、以下のステップで進めると効果的です。

最初にやるべきことは、担当している仕事のスモールタスク化と、タスクのリストアップです。何をすべきかを明確にし、仕事の全体像を把握します。タスクの大きさや重要度に関係なく、全てをリスト化しましょう。やるべきタスクが頭の中だけにあると、思いついたものから手を付けてしまいがちです。優先順位を正しくつけるためにも必ずタスクを「見える化」しましょう。スケジュールツールや付箋を使い「〇日までに企画書を出す」「〇〇さんに連絡を取る」など、できるだけ細かく洗い出しましょう。
複数人数が携わっているプロジェクトは一人の遅れが全体の遅れにつながるため、洗い出す段階で抜け漏れが無いようにします。「いつまでに」「誰が」まで明確にしておけば優先順位をつけやすくなるため、タスク内容と一緒に記録しておきましょう。

タスクリストを作成したら、それぞれのタスクに優先順位をつけます。緊急度や重要度に基づいて着手する順番を設定し、最も重要なものと後でよいものに分類しましょう。どのタスクを最初に着手すべきか、どれを後回しにできるかを明確にすれば、時間と労力を最適に使えるようになります。優先順位をつける際は「緊急性」と「重要性」の2軸で考え、洗い出したタスクを次の4つに分類します。
 

1. 緊急性高：重要度高
2. 緊急性高：重要度低
3. 緊急性低：重要度高
4. 緊急性低：重要度低

上記の4つに分類すると、取り組むべき順番が分かります。1の「緊急性が高く重要なもの」を最優先にすることは明確ですが、気を付けなければならないのは3の「緊急性が低く重要度の高いタスク」です。このようなタスクは、長期的にコツコツと取り組むことで大きな成果が出るもので、後回しにされがちです。しかし、最も周りと差がつけられる項目でもあるため、計画的に取り組めると良いでしょう。
このように、タスクを4つに分類しておくと、優先順位が明確になるため、新たな情報や緊急なタスクが発生した場合に柔軟に調整できます。急ぎの依頼を受けられるようにしておくと、頼れる存在となりチームの戦力として期待されるでしょう。

優先度の判断がついたら、タスクごとに開始日、納期を設定します。期日を設定するときは「今週中」「早めに」など、あいまいに設定せずに「〇月〇日まで」「〇時に提出する」など、明確にしましょう。あいまいに期日設定したタスクは、優先順位が不明確になり後回しになりがちです。先延ばしした結果、納期に間に合わない可能性もあります。また、タスクをいつまでに終えるべきかが常に気になり、ストレスや焦燥感で作業効率に影響するかもしれません。タスク完了のために必要な資料や担当者の連絡先など、関連するものを一緒にまとめておくとさらに効率よく実行できます。

最後に、整理したタスクを自分のスケジュールに反映させ時間を調整します。スケジュールアプリや社内で共有できるスケジュール機能を使って、どの時間にどのタスクを実行するかを決めましょう。
空いている時間に対しタスクがオーバーしそうであれば、優先順位の変更や納期を延ばすなどの調整が必要です。期限内に実行不可能なタスクがあれば、他の人に依頼することも検討しましょう。チームで行うタスクは、進行遅れや漏れ防止のため進捗状況を共有できるツールを活用しましょう。

時間管理を効果的に行うにはいくつかのポイントがあります。これから紹介する時間管理のコツを実行し、効率よくタスクを実行しましょう。

作業時間を記録すれば、タスクごとの工数が明らかになります。工数が分かるとスケジュールが立てやすくなるため、時間管理も容易になるでしょう。どのタスクに時間がかかっているかを分析することで、問題点や課題が明らかになり、業務改善にもつながります。

スケジュールを立てるときは、想定よりも余分に時間を確保し、詰め込みすぎないようにしましょう。余裕を持ったスケジュールを立てることで、予期せぬ問題が発生しても対処できます。期日に遅れないように納期を長めに設定したり、空き時間を作ったりして、スケジュールを工夫しましょう。

タスクの効率を上げるには、スケジュール管理を一元化させ全体像を把握することが重要です。抱えているタスクの可視化は作業効率の向上につながります。また、仕事に集中できる環境を作ったり、企画などクリエイティブなタスクは午前中に行うなど、パフォーマンスが上がるようにスケジューリングすることも有効です。

タスク管理に欠かせないのが、スケジュール共有ツールやアプリケーションの活用です。タスクの進捗をリアルタイムで確認できるので「いま何をすべきか」が明確になります。複数のタスクをチームで共有することで、手が足りないところや余裕がある人が可視化され、社内全体の効率向上に役立つでしょう。

業務効率を上げ質の高いタスクを行うためには、時間管理のスキルを向上させることが重要です。自分の担当するタスクを把握し可視化することで、漏れや遅れは軽減されるでしょう。
時間管理の能力、スキルが向上すれば、新たに生まれた時間を資格取得や自己啓発に充て、スキルアップにも繋げられます。タスク管理アプリなどを活用し、社内全体で生産性を向上させられるのがベストです。時間管理の方法を正しく身に付け、個人のスキルアップを通じて自分の業務を効率良く遂行できるようになりましょう。

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