仕事の優先順位づけとは？
業務を効率化するためポイント・研修を紹介

仕事に慣れてくると複数の業務を同時並行で行う必要があります。そこで必要なスキルが「仕事の優先順位づけ」です。「仕事の業務量が多いと感じている人」や「気づけば定時を過ぎていて同僚や先輩は帰宅。自分は残業をしている人」に足りないスキルは、仕事の優先順位づけである可能性が高いです。優先順位づけのスキルは、下記のような悩みや課題を持っている人におすすめです。

• 複数の業務を同時並行で行うことが苦手
• 上司や先輩に、「あれ、どうなった？」と聞かれることが多い
• 自分ばかり残業している気がする
• 業務の進め方を思い出すのに時間がかかる

優先順位づけのスキルを身につけるだけで、定時で帰宅できたり、仕事の管理能力が身についたりとメリットが多くあります。また、思考の整理にも役立つスキルですので、悩みや課題を抱えている人は優先順位づけを学び仕事に活かしていきましょう。

ここでは、優先順位づけを学ぶことで得られる効果を以下3つご紹介します。

優先順位づけを学ぶことで得られる効果の1つ目は「業務を効率的に進められるようになる」ことです。想定以上の量の業務が発生した場合、優先順位づけをしないと当日中に終わらせなければいけない業務か否かの判断が遅れ、無駄な残業が発生する可能性があるからです。そのため、日頃から優先順位付けを行うことで仕事の管理能力も高まり、一人で判断できない緊急性の高い業務が生じた場合でも、早めに上司や先輩などに相談しやすく、業務を効率的に進められるようになります。

優先順位づけを学ぶことで得られる効果の2つ目は「ストレスなく仕事に取り組める」です。時間に追われて取り組む仕事は、どうしてもやっつけ仕事になりがちでミスが多くなり、自身の評価が落ちるだけでなく顧客や社内の人にも迷惑をかけることにつながります。優先順位づけを行い計画を立てて仕事を進めることで、時間に追われることも減り、ストレスなく仕事に取り組めます。時間と心に余裕が生まれれば、仕事も楽しく取り組めることでしょう。

優先順位づけを学ぶことで得られる効果の3つ目は「仕事への理解が深まり、スキルアップにつながる」です。優先順位づけをせずに目の前の仕事に追われていると、自分の仕事のことしか考えられなくなります。優先順位づけすることで時間に余裕がうまれ、一つひとつの仕事を理解しながら進められます。そして、仕事の全体像を把握し、仕事への理解が深まりさらなるスキルアップに向けて目標を定めやすくなります。

ここでは、仕事の優先順位の決め方・効率よく進めるポイントを以下4つご紹介します。

1つ目のポイントは「ToDoリスト作成の4ステップを知る」です。

ToDoリストを作成し、仕事を「見える化」すると「仕事の管理能力」が高まり、緊急性の高い業務が発生した際にも素早く判断ができる、というメリットがあります。ToDoリストの作成は下記の4つのステップで行いましょう。

1. タスクを書き出す
まずは、自分が抱えている業務をすべて書き出しましょう。書き出す内容は、毎日行っている業務や月1回の業務など、思いつく限り書き出してください。もし、後になって思い出した業務があればその都度リストに加えれば問題ありませんので、現時点で把握している業務を洗い出します。締め切りや決められた時間に対応する必要がある業務は、あわせて日時を書き出しましょう。

2. 重要度、緊急度のマトリクスで分類
次に「重要度」と「緊急度」ごとに業務を分けていきましょう。下記の順番で優先順位をつけます。

①重要度が高く、緊急度の高い業務
②重要度が高く、緊急度の低い業務
③重要度が低く、緊急度の高い業務
④重要度が低く、緊急度の低い業務

上記のように、「重要度」と「緊急度」を把握し、情報を整理する事が重要です。このように情報を2軸の観点で分類する手法をマトリクスといいます

3. 仕事の取捨選択
次に取捨選択を行います。さきほど分類した「①重要度が高く、緊急度の高い業務」が集中した場合、期限までに終わらない業務が出てくることもあります。この場合、まずは改めて業務内容を見直し、重要度や緊急度を下げられるものはないか確認します。それでも業務量が多く処理しきれない場合は、先輩や同僚に手伝ってもらいましょう。そのためにも、社内での人間関係を良好に保っておくことをおすすめします。
この他にも単純作業で作業量が多い業務の「外注化」の案を上司に相談したり、業務の効率化を考えたりすることで解決できる場合があります。

4. ToDoリストの完成・管理
リストの作成が完了したら、始業時や勤務中、終業前など、定期的に確認するようにしましょう。管理方法としては、ノートや付箋などのアナログな方法とパソコン上の付箋機能やメモ帳、アプリなどのデジタルで管理する方法があります。やりやすい方法で構いませんが、常にいつでも見やすい場所に管理することです。ToDoリストを見ることが習慣化するまで、自然に目に入る場所に保管するのがおすすめです。

2つ目のポイントは「時間を細かく設定する」です。期限に合わせて作業日時を可能な限り細かく設定するようにしましょう。もし、期限がない場合は、仕事のスケジュールにあわせて自分で設定するようにします。自分で意識的に期限を作り、スケジュール管理を行うことで時間に余裕をもって過ごすことができるようになります。
また、集中力を切らさないためにも、タスクごとに休憩する時間も考慮するとベターです。

3つ目のポイントは「完璧を目指さず、八分目を区切りにする」です。期限が決まっている業務は例外として、自分で期限を決めて行うことができる比較的余裕のある業務は、八分目程度で一度見切りをつけてみましょう。疲労度や集中力の関係で、効率が落ちてしまうこともあります。その場合は、完璧を目指さずに区切りをつけ、別日に作業することで効率よく作業できることも珍しくありません。
また、仕事の中には、完成度よりもスピード感を重視したほう良い業務があるのも事実です。スピードと完成度のバランスを意識して仕事に取り組むことで、より効率よく全ての業務がこなせるでしょう。

4つ目のポイントは「優先順位の判断が難しいものは上司の判断を仰ぐ」です。仕事をする上で、「①重要度が高く、緊急度の高い業務」が集中してしまうことあります。その場合は速やかに上司の判断を仰ぎましょう。この際に注意すべきは上司の退勤時間です。上司が退勤した後に相談が必要な場合、自らの判断の遅さで上司に手間をかけてしまうほか、自身の評価を下げてしまうことにも繋がってしまいます。
判断の難しい業務がある場合、必ず上司が勤務中に判断を仰ぐようにしましょう。

ここまで仕事の優先順位づけの方法として、「ToDoリストで管理」する方法をお伝えしました。このほかにも、仕事の優先順位づけに「タイムマネジメント」を学ぶこともおすすめします。そして、タイムマネジメントを効率的に学ぶには「タイムマネジメント研修」を受講するのがおすすめです。タイムマネジメント研修では、時間管理術を中心にフレームワークを用いて学習を進めます。
勤務時間は限られているため、計画的に業務に取り組まなければあっという間に時間が過ぎ、業務が終わらなくなってしまいます。それを防ぐためにも、タイムマネジメントを学び、効率的な時間の使い方を学ぶことが仕事を早く終わらせる重要なポイントとなります。

■タイムマネジメント研修についての詳しい解説はこちら
■株式会社アイル・キャリアが提供するタイムマネジメント研修についてはこちら

タイムマネジメント研修の最大の目的は、働く人たち一人ひとりが、「より良く働き、より良く生きる」ことの実現にあります。組織には、スタッフ、プレイングマネージャー、管理職という3つの層がありますが、各々の立場や役割に合わせた「適切な」タイムマネジメント手法が存在します。

タイムマネジメント研修で特に重要なのは、効率化を図るべきものと、図ってはいけないものを理解することです。行き過ぎた効率化は、かえって「残業の削減」や「仕事の生産性」を悪化させることになるものです。

スタッフや新人向けタイムマネジメント研修の目的は、決められた時間内で成果を出せるようになることです。1日24時間という与えられた時間の中で、いかに効率よく仕事を進めるかがポイントです。

研修では、個人でできる手法・工夫を中心に、周囲も巻き込んで取り組むノウハウについても一部学びますので、チームの段取りを効率化することにも繋がるでしょう。

また、ITに強いデジタルネイティブ世代として、DX視点での効率化を学び、提案する姿勢も求められます。上司に萎縮することなく、DX推進の必要性を伝えることができれば、上司や先輩社員の「残業削減」にも貢献するでしょう。

個人のタイムマネジメントはもちろん大切ですが、その取り組みを部署全体、チーム全体に波及させるためには、プレイングマネージャー・管理職が主体的に行動していく必要があります。

プレイングマネージャーの主な役割は、スタッフ・新人の「働き方」を整えることです。研修では、部下一人ひとりが「決められた時間内で成果を出せる」「特定の部下に業務が偏り過ぎないようにする」ための業務割り振りや指示の習得を目指します。これらを実行できれば、部署全体のムダな残業削減に役立つでしょう。

具体的には、既存の業務フローを整理して不要な工程をカットする、暗黙知を形式知としてまとめ、組織知として共有する仕組み作りなどの手法を身につけます。併せて、業務のあり方そのものを見直すための視点や、DX活用の必要性などについても学びます。

タイムマネジメント研修を行っている業者は多く存在しますが、その中でもアイル・キャリアが実施するタイムマネジメント研修は、他社と比較して多くのメリットや特徴があります。

今回ご紹介するプログラムは一例であり、研修内容を自由にオーダーしていただくことも可能です。お客様のお話を伺った上で「残業の減らし方」に特化したプログラムの作成も可能です。