仕事の効率化に結びつく具体的な方法を提案
【即効性のある研修も紹介】

「仕事の効率化」とは、業務を見直しタスクを簡略化したり、不要な業務を省いたりして、生産性を向上させることをいいます。メリットは、作業時間の短縮により残業を減らし、ほかの業務にリソースを割り当てられるようになることです。仕事の効率化で重要なポイントは、仕事の品質を維持もしくは上げることです。なぜなら、せっかくタスクを簡略化したり、不要な業務を省いたりしても、品質が落ちてしまえば、仕事の効率化ができたとは言えないからです。方法を誤ると逆に仕事を増やしてしまいかねないので「仕事の効率化」を図るときは、品質を維持もしくは上げることに意識を向けることが必要です。
人手不足に悩んでいる組織は、業務の「ムダ・ムリ・ムラ」を減らし仕事の効率化を図りましょう。

ここでは、仕事を効率化するための代表的な手法を以下4つご紹介します。

• 役割と責任を明確にする
• 業務のデジタル化
• マニュアルを作成する
• 適切なインセンティブを設定する

漠然と仕事を効率化したいと思っていても、何から手を付けてよいか分からない方は、ご自身の手元にある仕事や一番労力を割いている仕事を中心に考えてみましょう。

役割と責任を明確にする理由は、社員一人一人が自主的に業務に励み、当事者意識を持てるようにするためです。組織で仕事をしていると、無意識に自身を大勢の中の一人として考え、役割や責任が曖昧になって仕事の意欲が低下してしまうことがあります。役割や責任の所在を明確にすることは、各々の仕事への当事者意識の醸成や仕事の効率化への意欲向上に繋がることがあるのです。

業務のデジタル化とDX化は異なります。業務のデジタル化の延長線上に、DXがあるイメージです。DXとは、単に、アナログ仕事をデジタル仕事に置き換えることではありません。デジタル・テクノロジーを活用し、仕事そのものを再定義したり、従業員の働き方を見直すことにあります。アナログ仕事が多い職場においては、まず、業務のデジタル化から取り組むことで仕事の効率化が図れるものです。
業務をデジタル化するメリットとしては、たとえば、紙ベースでファイリングされた特定の書類を探し出すのに数分かかっていた調べ物も数秒でデータを呼び出せることで、時間を短縮できるようになることが挙げられます。業務のデジタル化は組織単位で取り組むのか、特定の業務に絞って取り組むのかによって、コストや工数が変わってくるので、導入するツールは慎重に選びましょう。

マニュアルを作成するメリットは、担当者自身の仕事への理解が深まること、暗黙知を形式知にすること、業務の引継ぎを容易にできることなどがあります。また、マニュアルを作成することで、その仕事を客観的に捉えることができるようになり、普段気づかない、仕事の「ムダ・ムリ・ムラ」に気づくことができるようになります。

適切なインセンティブの設定は、働く人の意欲を向上させ、生産性向上に寄与します。わかりやすいところでは、新しいアイディアや改善案を提案し、採用されたものに対して、金銭的報酬が与えられることなどがあります。ただし、インセンティブの設定には、注意が必要です。設定を間違えてしまうと、かえって意欲を下げてしまう可能性もあるため、よく考えた上で実行しましょう。

ここまでは、仕事を効率化するための手法をお伝えしましたが、ここでは逆に仕事の効率化を妨げる要素（注意点）について以下2つをご紹介します。

• 専門分野を無視した昇進（ピーターの法則）
• 客観性のない評価

仕事を効率化する取り組みの中で、良かれと思ってやっているけど、実は、逆効果になっているものがないか確認し、改善することもより良い仕組みづくりに必要なことでしょう。

ピーターの法則とは、「組織の中で活躍が認められ昇進した人が、その人の能力の極限まで出世し、その位置で無能化する。結果、いずれ組織全体が無能な人材集団と化してしまう」という衝撃的な内容のことをいいます。これと同様に、管理職やリーダー職などのポストに空きが出た際に、適任でない人材を無理に昇進させてしまうと、選任された人に加え部下となるメンバーも疲弊し、業務効率が悪くなり、最悪の場合離職者が出てしまう可能性すらあります。具体的な改善方法としては、昇進マニュアルの作成および見直しを行うこと、適正な人選をおこなえるよう昇進に必要な要件を可視化することなどがあります。

業務の中には数値化できないものも多く、評価が難しいことも多々あります。明確な基準がないことで目標設定が難しく、適性な評価をするのに難しい部下もいることでしょう。だからといって曖昧な評価をすると特定の良い評価を受けた人に対して、贔屓をしていると勘違いされ、組織全体の士気が下がることにつながります。そうならないためにも、日ごろから１on１面談などを行うこと、部下に評価基準を明示してあげることが重要です。

ここでは、仕事の効率化を促進するメリットを以下2つご紹介します。

仕事を効率化する最大のメリットは生産性を向上させられることです。これまでの業務にかかっていた時間が短縮でき、その分ほかの業務にリソースを割くことができます。これまで残業で疲弊していた方も仕事が効率化することで、心に余裕が生まれたり、定時に帰宅できたりと良いこと尽くしです。人手不足に悩んでいる組織は、人員を増やすだけでなく仕事の効率化に取り組み、生産性の向上を目指してみましょう。
さらに、ステップアップとして「タイムマネジメント研修」の受講とそこから学んだことの職場展開も、さらなる仕事の効率化の促進に役立つためおすすめです。

仕事を効率化することは、働く人に時間的な余裕と精神的余裕をもたらし、結果、ストレスからの解放をもたらすことがあります。そして、それが仕事への満足度を向上し、離職率を下げることにも繋がります。離職率が低いことは、組織として全体の経験値が上がることに加え、職場環境が良いと社外へアピールできるため、新たに人材を募集する際にも役立ちます。良い人材が会社に定着すると、人手不足の心配もなくなり、会社としてもメリットが大きいといえるでしょう。仕事の効率化は一度取り組んで終わりではありません。新しい情報や定期的な見直しなどアップデートし続けることが必要です。

仕事の効率化と相性の良いスキルが「タイムマネジメント」です。業務の効率化とかけ合わせて仕事の管理、時間の管理を身につけることで、さらに仕事の生産性がアップします。「タイムマネジメント能力」を身につけ、仕事の優先順位の付け方や「ムダ・ムリ・ムラ」を考えていくことは、多忙な人には必須のことです。「タイムマネジメント研修」を受けることで、社内の横のつながりを意識した管理能力も身につき、将来のリーダー候補や管理職候補の育成にも役立ち、視野の広い社員も増えることでしょう。キャリアアップのためにも「タイムマネジメント研修」を受けることをおすすめします。

■タイムマネジメント研修についての詳しい解説はこちら
■株式会社アイル・キャリアが提供するタイムマネジメント研修についてはこちら

タイムマネジメント研修の最大の目的は、働く人たち一人ひとりが、「より良く働き、より良く生きる」ことの実現にあります。組織には、スタッフ、プレイングマネージャー、管理職という3つの層がありますが、各々の立場や役割に合わせた「適切な」タイムマネジメント手法が存在します。

タイムマネジメント研修で特に重要なのは、効率化を図るべきものと、図ってはいけないものを理解することです。行き過ぎた効率化は、かえって「残業の削減」や「仕事の生産性」を悪化させることになるものです。

スタッフや新人向けタイムマネジメント研修の目的は、決められた時間内で成果を出せるようになることです。1日24時間という与えられた時間の中で、いかに効率よく仕事を進めるかがポイントです。

研修では、個人でできる手法・工夫を中心に、周囲も巻き込んで取り組むノウハウについても一部学びますので、チームの段取りを効率化することにも繋がるでしょう。

また、ITに強いデジタルネイティブ世代として、DX視点での効率化を学び、提案する姿勢も求められます。上司に萎縮することなく、DX推進の必要性を伝えることができれば、上司や先輩社員の「残業削減」にも貢献するでしょう。

個人のタイムマネジメントはもちろん大切ですが、その取り組みを部署全体、チーム全体に波及させるためには、プレイングマネージャー・管理職が主体的に行動していく必要があります。

プレイングマネージャーの主な役割は、スタッフ・新人の「働き方」を整えることです。研修では、部下一人ひとりが「決められた時間内で成果を出せる」「特定の部下に業務が偏り過ぎないようにする」ための業務割り振りや指示の習得を目指します。これらを実行できれば、部署全体のムダな残業削減に役立つでしょう。

具体的には、既存の業務フローを整理して不要な工程をカットする、暗黙知を形式知としてまとめ、組織知として共有する仕組み作りなどの手法を身につけます。併せて、業務のあり方そのものを見直すための視点や、DX活用の必要性などについても学びます。

タイムマネジメント研修を行っている業者は多く存在しますが、その中でもアイル・キャリアが実施するタイムマネジメント研修は、他社と比較して多くのメリットや特徴があります。

今回ご紹介するプログラムは一例であり、研修内容を自由にオーダーしていただくことも可能です。お客様のお話を伺った上で「残業の減らし方」に特化したプログラムの作成も可能です。