仕事の段取り研修にはタイムマネジメントが重要！
目的や階層別研修の内容を解説
時間を有効活用して成果や業績を上げるために、近年注目を集めているのが「仕事の段取り力」です。「忙しい」「時間がない」「残業が続く」と悩んでいるビジネスパーソンは、もしかしたら段取り力が欠けているのかもしれません。 仕事の段取り力を向上させるには「タイムマネジメント」の活用がおすすめです。タイムマネジメントのスキルを磨くと、社員一人ひとりの業務効率化とともに、部署やチーム全体の業績向上が期待できます。今回は、組織全体で生産性を高めることができる「タイムマネジメント研修」について紹介します。
ビジネスの基礎「仕事の段取り」を向上させる
限られた時間の中で仕事を効率よく進めるには、業務に関する知識やスキルを身につけると同時に、「仕事の段取り力」をよくすることが重要です。仕事の段取り力はビジネスの基礎であり、働き方改革によって生産性の向上が求められる現代において、不可欠な能力といえます。
仕事の段取りを効率化するには、業務の細分化と見える化が必要
仕事の段取りを効率化するのに必要なのが、業務の細分化と見える化です。
業務の細分化とは、業務を小さいタスクに分けることです。例えば、営業の業務は、一般的に顧客へのアプローチ、ヒアリング、プレゼンテーション、クロージング、受注の流れで進みます。さらに、アプローチは、見込み客の発掘、情報収集、アポイントメントの獲得などに分けられます。このように普段意識せずに行っているタスクを細かく分けることで業務のプロセスや量を見える化し、効率的な業務の組み替えにつなげていきます。
組織単位で「仕事の段取り」を向上させるには「タイムマネジメント研修」が効果的
「仕事の段取り」以外にも組織に必要なスキルが「全体的」に身につく
タイムマネジメント研修では、段取りの基本、スケジュールの立て方、優先順位の付け方、イレギュラーな仕事の対応方法など、仕事の段取りにつながる方法論やフレームワークを学びます。これらはタイムマネジメントの基礎となる部分です。その上で、やる気(モチベーション)がもたらす影響についても理解します。やる気がどのように仕事に影響するかを知ることは、タイムマネジメントの実践においても役立つからです。このようにさまざまな観点から効率的な仕事の進め方を学ぶことで、組織に必要なスキルを全体的に身につけていきます。
タイムマネジメント研修の目的
タイムマネジメント研修の最大の目的は、働く人たち一人ひとりが「より良く働き、より良く生きること」の実現です。組織は、主にスタッフ、プレイイングマネージャー、管理職の3つの層に分かれています。それぞれ果たしている役割が異なるため、各層に適した研修を受けることが大切です。
また、タイムマネジメント研修では、効率化を図るべきものと図ってはいけないものを理解することも目的の一つです。行き過ぎた効率化は、かえって段取りを悪化させることもあり、注意が必要です。
ここでは、スタッフ・新人、プレイングマネジャー・管理職に分けて、研修の目的を解説します。
スタッフ・新人向け
スタッフ・新人向けのタイムマネジメント研修の目的は「決められた時間内で成果を出せるようになること」です。24時間という1日の長さはは変えられないため、限られた時間の中でいかに効率よく仕事を進められるかがポイントです。
研修では、段取りの方法やコツを中心に、個人でできる手法・工夫を学び、一人ひとりの段取り力の向上を目指します。さらに、上司や同僚など周囲を巻き込みながらの手法・工夫を習得し、職場全体の段取り力の向上も図ります。ITに強いデジタルネイティブ世代は、テクノロジーを活用した業務効率化の必要性を学ぶことも大切です。思い切ってDX視点の提案を行えば、職場全体の段取り力向上にも貢献できます。
プレイングマネジャー・管理職向け
タイムマネジメントをチームや部署全体に浸透させるためには、プレイングマネジャーや管理職などマネジメント層が率先して行動する必要があります。
プレイングマネジャー・管理職向けのタイムマネジメント研修の目的は「決められた時間内で成果を出せるようになる」「特定のスタッフに業務が偏らないようにする」ための業務の割り振りや指示を出せるようになることです。具体的には、不要なタスクの削減など既存業務フローの見直し、属人化したノウハウや暗黙知を組織知として共有する仕組みづくり、DXなどの業務のあり方そのものを見直す必要性を学びます。プレイングマネジャーや管理職の役割について理解を深め、組織全体の業務の効率化につなげていきます。
タイムマネジメント研修のコース例について
タイムマネジメント研修を行っている業者は多く存在します。その中でも、社員研修の企画・運営を手がける「アイル・キャリア」が実施するタイムマネジメント研修は、他社と比較して多くのメリットや特徴があります。特にアイル・キャリアでは、オーダーメイド、完全カスタマイズにも対応しているため、各社の仕事の段取りに特化したコンテンツの作成、提供も可能です。
一日の流れ
ここでは、アイル・キャリアの「標準的な研修コース」の一日の流れを紹介します。
標準的な研修コースの例
| ～アイスブレイク＆自己紹介～ | |
| 1.タイムマネジメント上手になるために
| 講義 |
| 《実習１》個人ワーク／ペアワーク
| 実習 |
| ２.段取りとタイムマネジメントの基本
| 講義 |
| 《実習２》個人ワーク／ペアワーク
| 実習 |
| 《実習３》グループワーク(事前課題)
| 実習 |
| ３.さまざまな段取り術
| 講義 |
| 《実習４》振り返り／グループ内共有
| 実習 |
| ※まとめ、質疑応答、アンケート記入／研修終了 | |
気軽に始められるオンライン研修
アイル・キャリアのタイムマネジメント研修は、オンラインでも行っています。
オンライン研修の特徴は、動画の視聴など事前課題を設けている点です。受講者には、事前課題に取り組んだ上で参加してもらいます。研修当日は、事前課題を振り返って受講者それぞれが学んだことをグループでシェアしたり、先輩社員の話を聞いたりして、理解を深めていきます。最後に研修全体を振り返り、全員で学びを共有します。
オンライン研修は集合研修と比べて集中力が維持しにくい傾向がありますが、当研修は集合研修以上に集中力が持続するような構成になっているのもポイントです。
集合研修が難しい場合は、時間や場所を問わず参加できるオンライン研修を検討してみてはいかがでしょうか。
| ～アイスブレイク＆自己紹介～ |
| 1.事前課題（動画視聴）の振り返り ● 事前課題の振り返りをグループ・全体で共有 |
| 《実習１》グループワーク ● テーマ「駅弁を作ろう！」 ● 指定された駅の中から1つ駅を選択し、駅弁を企画 ● 企画した駅弁を相互にプレゼン ● プロセスの振り返り・印象交換 ● グループ・全体で共有 |
| ２.事前課題（時間の使い方の見える化）の振り返り ● 事前課題の振り返りをグループ・全体で共有 |
| 《実習２》グループワーク ● テーマ「それ先輩に聞いてみよう。」 ● 各グループの先輩社員1人ずつが発表 ● 仕事の段取り、コミュニケーションなどのポイントをシェア ● パネルディスカッション・質疑応答 |
| 3.研修全体の振り返り ● 職場実践・行動計画をグループ・全体でシェア ● 質疑応答 |
| ４.終了 |
受講者様の声
1)仕事の優先順位を重要度で決めることや、イレギュラーに備えてスケジュールを立てることなど、業務に活かせることが多い講義だった。講師の先生も明るく分かりやすかった。
2)グループワークで他の課の仕事を聞け、そこで気を付けていることの話を聞けたことは、自分の仕事以外の角度の視点もあって参考になった。また「時間短縮だけがタイムマネジメントではない」という冒頭の言葉が、自分の思っていたタイムマネジメントと異なっていたので印象に残っている。
3)自分がなぜ仕事が遅いのかがよく分かった。今後は段取りを決めて仕事を進めていきたいと思った。
1)仕事を効率的に進めるためのテクニックをたくさん学ぶことができた。業務改善をどうしたら良いか分からなかったが、少しの工夫で色々変えることができると気づくことができた。
2)スキマ時間を見つけて、効率よく仕事をしていきたいと感じた。効率よく行うことは、プライベートな時間が増えるという事を意識して、スケジュール、書類、データ整理に取り組んでいきたい。
3)段取りについては今まで取り組んできたやり方でよいと気づけた。あとは個人の時間意識、優先順位の捉え方，コスト意識の持ち方が大切だと感じた。
負担軽減の講師出張
アイル・キャリアのタイムマネジメント研修は、主催者側が用意した会場で開催します。自社内に会議室やセミナールーム、イベントスペースがある場合は、その場所を利用し、自社内での開催が難しい場合は、貸し会議室やレンタルスペースなどで行います。つまり、主催者側が用意した会場に講師が出張する形になりますので、会場への移動など受講者の負担を大きく軽減することが可能です。
まとめ／段取り力向上に役立つ「タイムマネジメント研修」
業務の生産性を向上させるためには、「仕事の段取り力」と、段取り力向上に役立つ「タイムマネジメント」が欠かせません。ただ、個人でのタイムマネジメントには限界がありますので、組織全体でタイムマネジメントのスキルを磨くことが重要です。そのために役立つのが「タイムマネジメント研修」です。
アイル・キャリアは、タイムマネジメント研修をはじめとした研修プログラムの構築、研修実施、フォローアップまでワンストップで提供しています。オーダーメイドでそれぞれの組織に合った研修プランの提案も可能です。組織のあり方や働き方が変わる中、企業として成長を続けていくために、タイムマネジメント研修の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の監修者
株式会社アイル・キャリアは、お客様ごとに抱える課題や目標に合わせたオーダーメイドプログラムで”学び”を提供する研修会社です。官公庁・自治体から上場企業、医療法人や学校法人まで様々なお客様に対して、ご要望と時流をふまえた必要な”学び”を、新人から管理職まで幅広く提供し、組織の人材育成を支援しております。特徴としては、その研修で達成したい目標(行動変容)の先にある成果、パフォーマンス(行動変容の結果得らえるもの)までを意識してプログラムを作成することにあります。
